様々な製品を扱う企業にとって、倉庫に製品をストックしておくことは日常的に当たり前のことです。その中でも数が膨大になると、在庫の管理が難しい！という声をよく耳にします。正確に、そしてラクに倉庫を管理するにはどうしたらよいのでしょうか？本記事では基本的な倉庫管理の定義や目的から、効率的な倉庫管理のポイントまでご紹介します。
倉庫管理とは？
第一に、倉庫管理とはどのような業務を指すのか、基礎を押さえていきましょう。
倉庫管理の定義と目的
倉庫管理とはズバリ、“倉庫を管理すること”です。顧客に正確かつ迅速に製品を納品するために、倉庫内の業務全般をマネジメントすることを指します。製品の在庫管理はもちろん、倉庫内の人員配置や資材の配置、設備の管理まで幅広く含まれます。これらの目的は、製品・サービスの品質を保つこと、そして納期遅延等を防ぎ顧客満足度を向上させることです。最良のサービスを最速で提供することために、倉庫管理は非常に重要になります。
倉庫管理の重要性
倉庫管理が適切に行われない場合何が起こるでしょうか？整頓されていない倉庫では、どこに在庫があるのかわからず、出荷ミスが起こることがあります。倉庫の清掃状況によっては、不要物が混入してしまうなど品質の低下も招きます。また、業種によっては法規制に従った特殊な保管要件が必要となる場合があります。満たさない場合、罰金や業務停止命令といった制裁を受ける可能性があります。こういったことが続いてしまうと、顧客からの信頼低下へ繋がり、企業としての信用を失ってしまうことになりかねません。したがって、適切な倉庫管理はこれらのリスクを最小化し、ビジネスの継続性と成長を支える重要な要素となります。
倉庫管理と在庫管理の違い
ここで気になるのが、在庫管理という言葉です。倉庫管理と並列してよく用いられる用語ですが、その違いについて理解できていないことも多いです。
倉庫管理とは、先ほども述べた通り倉庫に着目した管理方法のことで、倉庫内の在庫の管理や業務の効率化を目的としています。なので、倉庫内に関する在庫管理も含まれます。
一方在庫管理とは、製品の在庫全体の数や流通情報を把握することであり、入荷や出荷といった自社倉庫外のデータ管理も行います。倉庫管理の対象は倉庫内、在庫管理の対象は在庫物品そのものというイメージです。倉庫内でも在庫管理が行われるため混同しやすいですが、違いを押さえておきましょう。
倉庫管理の流れ
次に、倉庫管理には実際にどのような業務があるのか、倉庫管理の業務フローを見ていきましょう。
- 入荷業務
- 入庫業務
- 出庫業務
- 出荷業務
- 在庫管理
①入荷業務
まず入荷業務とは、倉庫に納品された商品を受け取る業務のことを指します。これは、業者から商品が発送され、商品を倉庫内に移動させる作業までを含みます。商品が到着したら、まず始めに荷物の中身が正しいかどうか、必要な書類が全て揃っているかどうかをチェックします。この時、商品の品質や数量なども正確に記録することが大切です。商品自体や数量が間違っている場合は、仕入れ業者へ問い合わせ対応してもらう必要があります。
②入庫業務
入庫業務は、入荷した商品を倉庫の適切なスペースに保管するプロセスを指します。簡単に思えますが、これは物流における重要な部分であり、正確性が求められます。この際の管理方法として、決まっている棚へ入庫する固定ロケーションや、任意の場所へ保管するフリーロケーションなどがあります。
いずれにしても、適切に配置された商品情報を管理しておくことが重要です。これにより、後の出庫・出荷作業時に商品を迅速に探すことが可能となります。正確性が重視される業務であり、適切な入庫業務を行うことで効率的な倉庫管理が可能となるのです。
③出庫業務
出庫業務は、商品を倉庫外へ取り出し出荷の準備をするプロセスを指します。これは主に顧客からの注文に基づいて行われ、商品のピッキング、検品、梱包、仕訳、送り状や伝票発行業務などが含まれます。各商品は入庫時の保管情報を参照しながら適切な位置から取り出され、注文書によってその正確性が確認されます。出庫した商品の情報は詳細を記録し在庫の管理を行います。効率的な出庫業務が正確な出荷と顧客満足度の向上につながります。
④出荷業務
出荷業務は、商品を顧客や店舗へ発送するまでの作業を指します。検品や梱包といった、出庫業務の内容も含まれます。似ている単語ですが、出庫業務は倉庫に保管している商品を倉庫外へ取り出すまでの業務、出荷業務は出荷指示から配送業者渡すまでの一連の業務を指します。ここでも出荷データを記録し、在庫状況を把握することで、必要な在庫補充を予測できます。
⑤在庫管理
そしてフローの中で常に重要になるのが、先ほどもご紹介した在庫管理です。倉庫内のすべての商品の数量と在庫状況を把握し、コントロールするのが在庫管理業務です。常に「何が」「どこに」「いくつ」「どのような状態で」存在するのかを把握し、適正な在庫の個数を維持する必要があります。
倉庫管理における課題
数多くの商品在庫を取り扱う倉庫管理において、皆さん多くの課題を抱えています。ここではよくある課題をご紹介します。
- 在庫数の管理が困難
- 限られたスペースの活用
- 人手不足
在庫数の管理が困難
一番多くみられる課題が、在庫数の管理です。物理的な商品の数（実在庫）とデータベース上で記録された在庫数（理論在庫）が一致しないと、欠品や過剰在庫を起こす可能性があります。これにより無駄にコストがかかってしまい企業にとって不利益になることや、結果として顧客満足度を下げる恐れがあります。
限られたスペースの活用
2つ目に倉庫内のスペースの有効活用です。限られた倉庫内では、多くの在庫を保管するためスペースの最大化が求められます。物理的なスペースの中で、どの商品をどの程度保持すべきか、そしてどのように配置すべきかを決定することは重要な課題です。少ない収容スペースで多くの在庫を管理しなければならない際、どのような場所、順番で保管するのが効率的であるか、お悩みの企業が多くみられます。
人手不足
物流業界は慢性的に人手不足と言われています。人材が足りないにもかかわらず、世の中にはモノが溢れており、ネット上での商品売買も増える一方です。ただでさえ人の手で行う業務にミスはつきものですが、人手が足りないことにより一人当たりの工数が増え、尚更ミスにつながりやすくなってしまうのです。
効率的な倉庫管理のための3つのポイント
このように多くの課題がある倉庫管理。ここではより効率的に、企業にとって利益になるように運用するために必要なポイントを確認していきましょう。
- 倉庫環境の整備
- 倉庫レイアウトの最適化
- 倉庫管理システムの活用
ポイント①倉庫環境の整備
第一に基本的な項目として、倉庫環境の整備があります。どんなに広い倉庫でも、整頓ができていない、清掃がされていない倉庫では、商品が破損するリスクも高まります。担当者によってバラバラに商品を配置することで混乱を引き起こす可能性もあります。これらは、商品を探すことや、在庫品質を維持することを難しくするため、一貫した清掃と整理整頓が必要です。常に倉庫は清潔に保ち、どこに何があるのか一目でわかるように整備しておきましょう。
ポイント②倉庫レイアウトの最適化
2つ目は、倉庫管理の課題としてもあげられた倉庫レイアウトの最適化です。ピッキングの効率化を考慮し、ピッキング頻度や商品の特性（サイズ、重量）に応じたレイアウトを実行することが大切です。高頻度での出庫がある商品は出しやすい配置にすることや、倉庫の通路幅、を確保すること、商品に影響がでないような作業スペースも考慮に入れる必要があります。適切な倉庫レイアウトにより、ピッキング時間や作業時間が短縮され、作業員の移動にかかる時間と労力を節約できます。
ポイント③倉庫管理システムの活用
そして効率的な倉庫管理に最適なのが、倉庫管理システムの活用です。
倉庫管理システム（WMS: Warehouse Management System）とは、倉庫内の在庫管理、出荷管理、商品入出庫、ピッキング、出荷・配送までの流れを最適化し、効率化を図るためのシステムです。倉庫管理システムでは、入出庫情報を簡単にデータで保存。ハンディターミナルを利用し、ピッキングや出荷検品をスムーズに行うことで、リアルタイムな在庫数把握を可能にします。人の手で1つ1つ管理していた情報をシステムで処理できるため、大幅に作業時間を短縮しヒューマンエラーを防止します。人材不足に悩める倉庫管理業務も、システムの導入で作業予定や進捗を一目で確認できるようになるため、最適な人員配置計画を実施することも可能です。ぜひ一度倉庫管理システムの導入も検討してみてはいかがでしょうか。
ポイントを押さえて効率的な倉庫管理を！
いかがでしたでしょうか。倉庫管理業務では膨大な在庫の出入りを把握する正確性が求められます。スムーズに業務フローを回せるよう、ミスをなくし効率化することで企業としての信頼を築くことが大切です。倉庫管理にお悩みの皆様は、まず今日からできる倉庫の整理整頓から実践してみてください。当社では倉庫管理にまつわる各種ソリューションをご用意しております。倉庫管理システムについてのご質問や、倉庫管理にまつわる小さなお悩みでも、お気軽にご相談ください。
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