販売管理システムは、部門ごとに分かれている販売に係る業務プロセスを一元的に管理し、効率化を図るためのツールです。在庫管理機能や購買管理機能なども有し、販売に係る業務を広くカバーしています。
本記事では、販売管理システムの基本的な概念から、具体的な機能、導入によるメリット、選定のポイントまでを詳しく解説します。これから販売管理システムの導入を検討している方にとって、必読の内容となっています。
販売管理システムとは？
販売管理システムとは、商品やサービスの販売に関するプロセスを効率的に管理するためのツールです。受注から出荷、請求までの一連の業務を一元的に管理し、業務の効率化を図ることを目的としています。特に、取引データの正確な把握や在庫の適正管理、顧客情報の管理など、販売に関する様々な情報を統合的に扱うことが可能です。
販売管理システムの主要機能
販売活動を効率的に管理するための機能が多く搭載されています。
主に、受注から出荷、請求、在庫、仕入れまでのプロセスを一元管理することが可能です。
販売管理機能
見積作成から代金回収までのフローを管理します。手作業や照会作業などの負担やミスを削減し、情報を一元管理することで、業務効率化を図れます。
見積管理
顧客に提示する見積の管理する機能です。過去データを参照して迅速に見積書を作成することや、ステージ(受注、継続、失注)管理を行うことで、顧客との交渉履歴を一覧化し、顧客のニーズに合った提案も可能になります。
受注管理
顧客の注文情報を管理する機能です。受注内容はシステム上に記録されるため、取引先や納品期日などの項目ごとの検索が容易に行え、顧客から問い合わせがあった際にも迅速な対応が可能となります。
売上管理
売上や売掛に関する情報を管理する機能です。売上伝票や明細などの帳票類の発行ができ、売上データを可視化し、商品の売れ行き傾向の把握などにも役立てることもできます。
詳しくは、こちらの記事をご覧ください。
請求管理
売上データに基づき請求書を発行する機能です。システムにより自動発行されるため、請求漏れや請求ミスを防ぎ、顧客とのトラブル回避に役立ちます。
入金管理
顧客からの入金状況の確認が可能です。消込処理により未入金先の確認が行えるので、売上の未収を防ぐことが可能です。
以下の記事にて販売管理の業務フローを詳しく解説しておりますので、ぜひご参照ください。
在庫管理機能
商品の入出荷(検品)や在庫数を管理します。正確な在庫管理により、過剰在庫や機会損失を防ぎ、コスト削減と利益向上に貢献します。
出荷管理
商品受注後に、商品の出荷から納品までを管理する機能です。出荷データをもとに、出荷指示書や納品書などの帳票類を出力できます
入荷管理
仕入れ商品の受け入れを正確に行うための機能です。仕入れ商品を検品し、システムに登録していくことで、自動で在庫計上が行えます。
棚卸処理
定期的な在庫確認を行い、実際の在庫と帳簿上の在庫を照合させることで、在庫管理の精度を高めます。
購買管理機能
どの商品(材料)を、いつまでに、どのくらい仕入れるのかを管理します。仕入商品の在庫計上や仕入先への支払いもここに含まれます。
発注管理
過去の発注データを用いた注文書作成や、発注残情報の確認ができる機能です。発注点を指定して自動発注を行ってくれるものもあります。
仕入管理
発注した商品の仕入れと在庫形状を管理する機能です。複数の発注伝票から仕入れ計上を行えるので、起票の手間が削減できます。
支払管理
支払情報の管理を行う機能です。取引先ごとの支払先や支払方法をなどを一元管理し、支払漏れや伝票の二重入力などを防ぎます。
販売管理システム導入のメリット
販売管理システムを導入することで、業務の効率化やコスト削減、情報の一元管理によるミスの低減など、多岐にわたるメリットがあります。
業務効率化
業務フローを標準化、一元管理することで、手作業で行っていた受注処理や在庫管理などの負担を軽減し、脱属人化も進めることができます。さらに、各セクション間でのデータの受け渡しも自動で行えるため、手入力による入力ミスや伝票の二重入力をなくすことが可能です。
コスト削減
各種プロセスの自動化により、手入力にかかっていた手間やデータ共有のスピードを短くできるため、人件費や管理コストの削減につながります。また、在庫の最適化も可能となり、過剰在庫や欠品リスクを低減し、在庫関連のコストも抑えることができます。
販売データの可視化と活用
販売先や商品の売れ行き、仕入価格の変動などの蓄積データを可視化することができます。グラフやレポートとして視覚的に表示できるものもあり、売上傾向や市場の変化など、現場や経営者にとって必要な情報をわかりやすく表示できます。
そのほかにも多くのメリットがありますので、ぜひこちらの記事もご覧ください。
販売管理システムの選定ポイント
販売管理システム選定の際には、システムの導入目的や企業の規模、業務内容に応じた適切なシステムを選ぶことが求められます。
オンプレミスとクラウド
オンプレミスは自社でシステムを管理するため、セキュリティやカスタマイズ性に優れています。一方、クラウドは初期コストが低く、柔軟なリソース調整に優れているため、迅速な導入が可能です。どちらを選択するかは、システム運用に必要な専門知識やサポート体制があるか、将来的にどのような体制にしたいのかを見据えて行うことが重要です。
以下の記事にて、オンプレミスとクラウドの違いを丁寧に解説していますのでぜひご参照ください。
自社の規模・実情にマッチしているか
企業の大きさや特性によって、求められる機能やサポートがおおよそ異なってきます。大企業では取り扱い品目が多いために対応できないシステムがでてきたり、システムに詳しい社員がいない中小企業の場合では導入～運用支援をが必要な場合があったりと、自社に合ったシステム・サービスを選ぶことが非常に重要です。
必要十分な機能が搭載されているか
業務に必要な機能が全て実装されているか確認し、未実装の場合はカスタマイズや追加オプションでの導入が可能かを確かめる必要があります。特に、賞味期限管理や、生産管理などの業界固有の機能が求められる場合は、それが実装可能かどうかが非常に重要になってきます。
必要な機能に過不足がないかを事前に確認し、業務効率を最大化できるシステムを選定することが求められます。
サポート体制は万全か
トラブル発生時に迅速な対応が可能か、24時間対応のサポートがあるか、システムアップデートの頻度はどうかなど、サポート内容を詳細に確認することが重要です。製品によっては、(メーカー)保守に加入していない場合はサポートが受けられない場合もあるため、事前に確認が必要です。
まとめ
ここまで販売管理の流れや概要、販売管理システムいついて解説してきました。 目下、正確で効率的な販売管理を行うためにはシステム導入が必要不可欠とも言えます。ぜひ自社にあった販売管理システムを選定し、業務効率化、生産性向上を目指しましょう。
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