賞味期限管理で安心安全な販売管理を実現！効率化にはシステムがおすすめ

私たちの生活の中には、食品や医療品といった、品質管理が不可欠な商品が数多く存在します。消費者に安心して使用してもらうためにも、これらの品質を維持するための「賞味期限管理」は重要な要素です。特に食品や医薬品などの製造・販売を行う企業にとっては、その取り組みが直結するリスク管理とも言えます。
本記事では、そんな賞味期限管理の重要性、役割、そしてそれを効率化するシステムについて詳しく解説していきます。

賞味期限管理とは

賞味期限管理とは、商品が最適な品質で消費者に提供されるように、その保存期間を追跡し管理する業務です。これにより、賞味期限が切れた製品が市場に出回ることを防ぎます。
食品や医薬品など、期限が切れると品質が劣化する可能性がある商品の管理は、消費者の健康と安全を守る上で不可欠です。

賞味期限と消費期限の違い

賞味期限は「おいしく食べられる期限」、消費期限は「安全に食べられる期限」です。
賞味期限を過ぎても食べられますが、味や品質が落ちる可能性があります。消費期限を過ぎた食品は安全性が保証されず、食中毒のリスクが高まるため食べるべきではありません。

賞味期限管理の必要性

賞味期限がある商品については、もはや当然のものとして「商品の安心安全」を期待されています。賞味期限管理は、この消費者の安全性の要望に応えるために必要不可欠な作業であり、かつ利益に直結する作業でもあります。

品質管理

賞味期限管理を行うことで製品の品質を一定に保つことができます。賞味期限が切れた商品は、品質が低下し、健康被害を引き起こす可能性があるため、これを適切に管理することは消費者の安全を保証することに直結します。

廃棄ロス問題の解消

賞味期限管理は、食品廃棄問題の解消にも寄与します。適切な管理ができれば賞味期限が切れる前に商品を販売でき、無駄な廃棄を減らせます。これはコスト削減だけでなく、環境問題への対応としても重要です。

顧客満足度の維持

商品の品質を保ち、賞味期限切れの商品を提供するリスクを減らすことは、顧客満足度の維持に繋がります。安全な食品の提供だけでなく、消費者や取引先に対する食品管理・流通管理の正確性をアピールすることが可能です。食品に対する安全性の要望が高まる昨今では、非常に重要となります。

賞味期限管理の課題

課題①　人的ミス

賞味期限管理を行うには、各商品の賞味期限の確認と記録、追跡が必要です。この作業は繁雑で、人が行うとどうしても記録の誤りや見落としが生じます。特に大量の商品を扱う場合は、ミスのリスクが高くなります。
しかし、賞味期限管理は消費者の安全を保証する作業。たとえ小さなミスでも健康リスクや顧客の不満につながるため、より厳格な管理が求められます。

課題②　時間と労力がかかる

目視でのチェック、または手動での賞味期限の記録や更新を行う場合、時間消費が大きくかなりの労力を要します。他の業務への集中が妨げられると、業務効率の低下はもちろん、ミスにも繋がるため危険です。

賞味期限管理を効率的に行う手段

入荷した順に商品を出荷する「先入れ先出し」（FIFO）の原則を徹底すれば、賞味期限が近い商品が棚に長く残ることを避けられます。
しかし、賞味期限の確認と記録、追跡は前述の通り手間が必要です。効率化を図るには、以下の手段が考えられます。

手段①　在庫管理表の活用

在庫管理を簡素化する方法として、在庫管理表の活用があります。
一般的にはExcelやスプレッドシートなどのツールを使用し、商品名、入出荷日、賞味期限などの重要な情報を一覧できるようにします。
しかし大量の商品を扱う場合、このような表だけでは管理が煩雑になりがちです。

手段②　アウトソーシングの活用

小規模な事業では、専門の業者に在庫管理を任せることも一つの方法です。アウトソーシングはコストがかかりますが、人的ミスのリスクを減らし、労力を削減できます。

手段③　システムの導入

賞味期限管理機能を持つシステムを導入すると、効率的な管理が可能になります。賞味期限管理機能は、在庫管理システム、または販売管理システムに搭載されています。
入出荷時に商品のバーコードを読み込むだけで賞味期限などの商品情報が自動的にシステムに反映されるため、効率的なだけでなくミスの減少に繋がります。

販売管理システムについては、以下の記事で詳しく解説しています。

システム導入のメリット

在庫管理表の活用やアウトソーシングも手法の一つではありますが、特に推奨したいのはシステムの導入です。
賞味期限管理を行うにあたり、システムを導入するメリットを以下でご紹介します。

メリット①　業務効率化

システムを導入すると、賞味期限の確認・記録作業は「入出荷時にバーコードを読み取るだけ」　になります。時間と労力が大幅に削減され、浮いた時間をより生産的な業務に集中できます。

メリット②　誤出荷の防止

また、システムにはミスを防ぐ機能が搭載されています、
例えば、賞味期限や在庫状況に基づいた自動警告機能は、誤出荷や期限切れ商品の販売リスクを低減します。また、お客様に出荷した商品が、過去に同じ商品を出荷した賞味期限よりも古いという「賞味期限の逆転」の防止も可能です。
バーコード処理によって記録の手入力をなくすという点でも、ミスの低減が期待できます。

メリット③　適正在庫の保持

入出荷時にバーコードを読み取ると、その情報はシステムに送られ、正確な在庫データが蓄積されます。賞味期限の残り日数と在庫量を把握できるため、過剰在庫や在庫不足を避けるのに役立ちます。
適正在庫を保つことができれば、売れ残り、廃棄しなければならなくなる「廃棄ロス」を未然に防ぐことが可能です。

メリット④　ロット管理・ロケーション管理の実現

ロット管理とは、同一仕様の商品群をロットという単位で分け、ロット単位で仕入れから出荷まで商品を管理することです。特定の生産日や賞味期限を持つ商品をまとめて管理でき、期限が異なる商品を区別しやすくなります。

ロケーション管理とは、「どの商品がどの場所にあるのか」という情報を管理することを言います。商品の場所を正確に把握できるため、目的の商品を探しやすく、また賞味期限の過ぎた商品を誤ってピッキングするリスクも減少します。

ロット管理、ロケーション管理はアナログな管理方法だと作業が煩雑になりがちですが、システムを導入していると効率的な管理が可能になります。

システムを選ぶポイント

システムは多くのメリットをもたらしますが、それなりのコストがかかります。「システムを導入したけれど思ったほどの効果は得られなかった」…なんてことが起こらないように、ここではシステム選定のチェックポイントを解説していきます。

ポイント①　コスト

初期導入費用、ランニングコストなど、コスト関連も重要な選定基準です。機能数はもちろん、導入形態でも価格はかなり異なります。
買い切り型のオンプレミスシステムは初期導入費用が高いぶんランニングコストが低く、サブスク型のクラウドシステムはその逆、初期費用は小さく、ランニングコストがかかります。
導入形態によるメリット・デメリットも考慮しながら、長期的な視点で見て最もコストパフォーマンスが良いシステムを選ぶことが重要です。
オンプレミス型／クラウド型に関わらず、自社の業務に合わせたカスタマイズが必要な場合もあるため、追加費用も考慮に入れて検討を進める必要があります。

ポイント②　機能

まずは自社の解消したい課題を挙げ、自社が必要としている機能を明確にしましょう。
高機能の高額システムだから良いというわけではありません。自社でシステム化したい業務を洗い出し、必要な機能条件を明確にすることで、導入後の後悔を避けることができます。
同業界、同規模企業の導入実績が多いシステムを探してみるのも有効な手段です。自社に近しい企業から選ばれているということは、自社の要望にも応えられる可能性が高いと考えられます。

ポイント③　操作性

操作が簡単であり、教育しやすいかどうかも重要な判断基準です。
必要な機能が全て揃っていても、運用に手間がかかるものは避けるべきです。システムを活用するためにどれだけの労力が必要かを見極めましょう。
全てのスタッフがシステムをスムーズに使えるようになれば、システム導入の効果が最大化します。

ポイント④　サポート

導入後のサポート体制も事前にチェックしておきましょう。
トラブル発生時の対応はもちろん、運用相談にもすぐに対応してくれるかが重要です。サポートの対応時間や、電話やメールといった手段についても確認し、サポートの手厚いベンダーを選びましょう。

まとめ

賞味期限管理は、商品の品質を維持し、消費者の健康と信頼を守るために不可欠な作業です。しかし、人的ミスの発生や、時間と労力の消費が激しいのが悩みどころ。
賞味期限管理は複雑で繊細なプロセスですが、適切なツールと方法を採用することで、効率的かつ正確な管理が可能になります。本記事では、方法の一つとしてシステム導入についてご紹介しました。

もちろん、システムは賞味期限管理以外の業務も効率化します。販売管理システムについてのご質問や、在庫管理にまつわるお悩みなどがありましたら、いつでもお気軽にお問い合わせください。