製造業や卸売業といった業界では、商品がお客様の手元に届くまで、様々な工程を踏みます。この一連の流れをスムーズに運ぶことが、企業の利益へと繋がるのです。納期遅延等を防ぐため、全ての工程が円滑に進行するように業務フローを適切に設計し、最適化することが大切になってきます。
当記事では、販売管理における業務フローとはどのようなものか、またスムーズに販売管理を行うための対策を具体的に解説します。「私たちの会社でも取り組み可能な改善案がいくつも見つかった！」と思っていただければ幸いです。ぜひ最後までご覧ください。
販売管理の基本的な業務フローの全容を解説！
まず、多岐にわたる販売管理について詳しい業務フローの全容を解説いたします。
販売管理の一般的な業務フロー図
- 受注管理（見積～受注）
- 出荷管理（受注～配送）
- 請求管理（請求書発行～代金回収）
- 仕入管理（商品確保）
- 在庫管理（欠品や過剰を防ぐ）
販売管理の一般的な業務フロー図
販売管理のフロー図は、一般的にこのようになっています。
BtoB事業か、BtoC事業か、業種業態によっても異なりますが、一般的に販売管理業務は「受注管理」「出荷管理」「請求管理」「仕入管理」「在庫管理」の５つの段階に分けることができます。それぞれの工程で業務内容や問われるスキルも異なるため、担当者は各フローの作業を理解し、問題発生時に対処法を知っておくことが重要です。それぞれの管理について具体的な業務内容をご説明します。
①受注管理（見積～受注）
まず初めに受注管理を行います。受注管理とは、取引の中での見積り・契約締結・受注の３つの工程を管理することを指します。顧客が購入を検討している商品について、価格や数量、納期などを記載した見積書を作成し提示します。この見積書をもとに双方の合意の下で、商品購入の契約を締結します。締結した契約内容をもとに、出荷に向けた受注処理を行います。ここまでが受注管理の内容です。中でも見積りのフェーズは、受注管理の業務フローの中でも一番スピードが求められます。まだ商品購入の契約を結んでいない段階であるため、受注までもっていけるような素早い対応と正確性が重視されます。
②出荷管理（受注～配送）
次に出荷管理です。出荷管理は、受注内容に沿って商品を出荷し、顧客へ納品するまでの工程を指します。出荷に必要な書類作成や出荷手配では、商品の在庫管理をしている担当者と連携しながら、配送に向けた出荷業務を行います。この際に伝達ミスが起きないよう、正確に出荷指示書を作成することや、部署間のコミュニケーションが重要となります。適切な出荷を行うため、受注から早めに在庫管理の担当者へ連絡すると良いでしょう。納品業務は、出荷した商品を顧客の手元へ届ける、その事実を確認する工程です。納品伝票や受領書を発行し、サインをもらったことをチェックするところまでが業務内容となります。配送業者に依頼する場合は、荷物追跡サービスを用いて納品を確認も可能です。
③請求管理（請求書発行～代金回収）
納品が完了したら、請求管理に移ります。請求管理は、納品した商品と引き換えに請求書を発行し、代金を回収するフェーズです。販売管理すべての業務フローの中で最も「期限」が重要となるポイントとなります。そのため請求書には金額だけでなく、代金振込の期日を明記する必要があります。指定期日までに正確な金額が振り込まれているかの確認し、万が一不備があった場合は顧客に催促するなどの措置をとります。入金後は入金伝票を作成し、会計データと照合することで金額の一致を確認する消込作業を行います。
④仕入管理（商品確保）
販売管理業務においての仕入管理は、発注側として商品の確保やサービスに必要な資材を調達する業務のことを指します。仕入管理の流れは受注管理や請求管理と同様に、見積りから契約、発注、そして納品ののち支払い処理となります。この支払は仕入先が発行した請求書をもとに行います。納品された商品は検収を行い、状態や品質を確認しましょう。これにより在庫管理の品質向上にもつながります。
⑤在庫管理（欠品や過剰を防ぐ）
在庫管理では、出荷状況や仕入れ状況をもとに、倉庫にある商品の出入りを管理し適正な在庫数を管理する業務です。データとして残っている理論在庫数だけでなく、実際に今存在する実在庫数を現地棚卸により確認することが非常に重要です。原料や出荷前の製品などが「何が」「どこに」「いくつ」「どのような状態で」存在するのかを正確に把握し、いざというときの欠品や、膨大な損失の可能性をはらんでいる過剰在庫を防止しましょう。詳しくはこちらの記事も参考にしてください。
販売管理はなぜ必要？
販売管理はなぜ必要なのでしょう。販売管理の一番の目的は、先ほど述べたように製品や収支情報を可視化することです。これにより、企業としての利益や損失が把握できるようになります。管理状況を確認することで販売活動の改善点が見えるため、企業の利益を上げるための対策を行うことも可能です。また、業務効率化を図ることも販売管理の目的の一つです。多岐にわたる販売活動の中で、部署間や従業員同士の円滑な連携を手助けするためにも販売管理は重要です。お金とモノの一連の流れを可視化し、それを企業内で共有することで、企業全体としてスムーズに販売業務を行えることは大きなメリットとなります。
販売管理における業務フローを改善する方法
ここまで販売管理の業務フローや、その意義をご説明しました。販売管理では段階ごとに行う作業が異なり、部署ごとの連携が必要不可欠です。多数の従業員が関わるこの業務をよりスムーズに改善する方法をご紹介します。
管理のルールを決め、徹底する
販売管理の業務は多岐にわたるため、複雑な作業を複数人で行うこととなります。この際の担当者ごとの作業の行い方の違いや、スキルの差によって業務フローが滞ってしまうことが多々あります。そこで、最低限業務ごとの管理ルールを策定し、全担当者で共有することが大切です。管理ルールのマニュアルがあれば、誰でも同じ手順で同じクオリティで業務を行うことが可能になるため、あの熟練担当者しかできない！といった属人化を防止できます。日程、時間、順序、確認方法など、各販売管理業務に必要な情報を共有し、関係者全員で徹底するようにしましょう。
販売管理システムを利用する
ルールを作成し徹底したとしても、実際に業務を行うのは人であることは変わりません。この人手で行うという工程によっておこるミスが、販売管理業務のミスの大半を占めます。この課題を解決してくれるのが、販売管理システムの導入です。販売管理システムとは、ここまでご紹介した販売管理の業務フローを自動化してくれるツールです。人の手作業によっておこる、業務の抜け漏れ、二重化を防ぐことができるのです。ここからは販売管理システムについて詳しくご紹介します。
販売管理システムで業務フローを自動化するメリット4つ
複雑な販売管理の業務フローにおいて、実際にシステムを導入した場合にどのようなメリットがあるのかご紹介します。
- 業務の効率化、精度の向上
- タイムリーに正確な管理ができる
- コスト削減が可能
- よりスピーディな経営判断が可能に
メリット①業務の効率化、精度の向上
販売管理業務では、繰り返し同じ業務が発生します。販売管理システムにより情報入力作業を自動化することで、打ち間違いなどのミスが防止できます。また、入力したデータはシステム上で一元管理できますので、作業をした当人だけでなく複数人での情報共有が可能です。これにより、無駄な作業を削減しながら担当者全員で正確な情報を把握できるため、より速く、精度の高い管理業務ができるようになります。
メリット②タイムリーに正確な管理ができる
その場その場でタイムリーな管理ができるのも、販売管理の魅力です。受発注や出荷業務に関する在庫数や入金状況などを、入力した瞬間から全員システム上で確認することができます。顧客による進捗状況や売り上げ状況を把握することができ、おかしな点がある場合は他部署の従業員でも気づいた時に指摘することが可能です。リアルタイムな商品の在庫数をシステムで確認することで、出荷時の欠品や過剰在庫の防止ができるのもメリットです。
メリット③コスト削減が可能
販売管理システムの導入によって、商品の注文数から在庫の数まで全てを把握できるため、無駄な商品発注をなくし、過剰在庫による商品の破棄を防ぎます。過剰在庫状態では、常に利益になるはずの現金が手元にない状況が続くため、キャッシュフローが悪化し企業に膨大な損失をもたらします。また、業務速度が非常に早くなるため、複数人で行っていた作業も一人で行うなど、人件費の削減も期待できます。その工数をほかの事業にも回せるため、企業にとって非常にプラスになることでしょう。ペーパーレス化による印刷代や用紙代の削減もできます。
メリット④よりスピーディな経営判断が可能に
販売管理システムの導入により、業務フローの部門ごとにバラバラであった情報を一元で管理できるようになるため、経営戦略や事業計画の方針見直しに役立ちます。在庫数・進捗・売れていない商品など、すべての情報を可視化して分析することができます。過去の商品の売り上げ状況や在庫状況のデータを蓄積することで、次に企業のために必要な戦略が見えてきます。情報はすべてシステム上でデータとして確認できるため、ひとつひとつ確認して判断するのに比べて非常にスピーディに経営判断を下すことが可能になります。ぜひ、販売管理システムの導入を検討してみてください。
販売管理システム「NextNavinityクラウド」
販売管理の業務をもっとスムーズにする当社の販売管理システム「NextNavinityクラウド」をご紹介します。
NextNavinityクラウドでできること
NextNavinityクラウドでは、商品・入数・価格・期間・得意先等のマスター管理および業務機能に標準対応しています。また、在庫を持たない直送の場合、伝票入力を削減、二重入力を防止します。ロット管理によるトレーサビリティの実現や、流通BMS・WebAPIを活用した他システムとの連携も可能です。クラウド型システムという特性を活かし、安価な月額費用にて導入できるほか、クラウド型でありながらカスタマイズにも対応しておりますので、お悩みに合わせてご提案させていただきます。
倉庫管理システム「スマブツクラウド」との連携
当社の販売管理システム「NextNavinityクラウド」と倉庫管理システム「スマブツクラウド」を連携することでリアルタイムに在庫管理を完結することが可能です。スマブツクラウドに標準搭載しているハンディーターミナル機能を用いて棚卸業務を行うことで、入力の手間をかけずに今の在庫状況がNextNavinityクラウド上に記録されます。在庫の動きをリアルタイムに追跡し、実在庫数と理論在庫数に差異のない正確な管理を実現しましょう。
スムーズな業務フローで無駄のない販売管理業務を
いかがでしたでしょうか。販売管理の業務フローには、異なる複雑な業務が多々存在します。少しでもスムーズに業務フローを回せるよう、作業やデータ管理を自動化できる販売管理システムで正確且つ迅速な管理業務を実現しましょう。当社では在庫管理の課題を解決する各種ソリューションをご用意しております。先ほどご紹介したシステムについてのご質問や、在庫管理にまつわるお悩みなど、いつでもお気軽にお問い合わせください。