在庫をただの「数」ではなく、会社の貴重な資産として見直しませんか？
在庫の管理には技術と戦略が必要です。「現状把握」「適正在庫の算出」「目標数値に基づいた在庫削減」の３段階の最適化プロセスで、在庫を真の資産へと変えていくことができます。システムの導入・利用により「在庫最適化」を実現し、正確な在庫コントロールを実現しましょう。
在庫は資産
在庫とは、販売のために仕入れられた商品のうち、まだ現金化されずに保管されているものを指します。在庫はキャッシュを使って仕入れた品々で、やがては販売され現金に変わり利益を生み出します。つまり、単なるモノではなく企業の大切な“資産”です。在庫を管理して最適化するということは、「資産」を適切に扱うという経営の根幹にかかわる重要事項です。
在庫管理はとにかく難しいと言われます。商品に関する「在庫のデータ」と「実際のモノ」、つまり「情報」と「現品」をズレなく見える化する必要があります。また、健全な利益を出す「企業運営」を続けていくために必要な「在庫」を、過剰になることを防止し、欠品による機会損失を起こさないように、適正を保っていくことが求められます。理想的な在庫管理は、売るための商品を確保するスピードと商品が売れていくスピードと合せ、余りなく、不足なくという状態を続けていくことです。しかし、それらのペースは絶えず変動するため、日々の活動の中で敏感に感じ取り柔軟に適正していく必要があります。
過剰在庫のリスク
需要以上の在庫を保有している状態を、「過剰在庫」といいます。在庫は商売のために必要不可欠なものですが、短納期への対応や、品切れによる機会損失を恐れて必要以上の在庫を保有することは、大きなリスクです。
営業部門は欠品による機会損失を嫌い、当然、在庫を多く持ちたいと考えます。製造部門は生産効率を考えると、一度に多く作りたいと考えます。仕入部門は、仕入数が増えれば単価がさがるため、数多く調達したいと考えます。こうして、在庫は少なくなることはほとんど無く、増える傾向にあると言えます。在庫は資産であるため、過剰在庫は以下のようなリスクを伴います。
リスク①：品質の劣化
商品の品質は、時間が経つごとに劣化していきます。賞味期限の過ぎた食品は、食べられず、廃棄しなくてはなりません。品質の劣化した商品は、廃棄を防ぐためには値下げして販売して売り切ることになり、その場合、当初見込んだ売上や利益は得られず、最悪、投入した元金も回収できないとうことになります。
リスク②：収益性の悪化
過剰在庫が発生すると、在庫の保管管理に必要な費用が増加し収益が悪化する可能性があります。多くの売れない在庫を倉庫に抱えている状況は、好調な商品の保管場所を圧迫することになります。倉庫に保管場所があったとしても、過剰在庫の商品を値下げして販売する際の作業や、廃棄する場合の作業、移動させる場合にかかる運送費用などもコストとなり収益性が悪化します。
リスク③：商品の陳腐化
商品は「売れ時」が過きてゆくにつれて商品価値が低下していきます。大量に過剰在庫が残っていしまうと、「商品の陳腐化」が大きな問題となります。陳腐化した商品は、品質が劣化した商品と同様に、値下げして販売せざるをえなくなり、見込んだ売上や利益はえられず、最悪、投入した元金を回収できず損失を発生させることになります。
リスク④：キャッシュフローの悪化
在庫というものは企業の資産が形を変えたものです。つまり在庫を抱えることでキャッシュフローが減少し、企業の資金繰りを圧迫することになります。在庫となった商品はいつまでも売れなければ、売掛金を生むことにつながらず、支出だけが発生した状態で資金の流れが止まってしまいます。これを多くの商品で繰り返してしまうと、キャッシュフローが大幅に悪化し、運転資金が不足して、会社の経営そのものに影響を及ぼすおそれがあります。
システム導入の必要性
在庫管理は極めて重要な業務です。業務規模が大きくなり、取り扱う点数が増え、倉庫も複数あるというような場合、膨大なデータ収集・分析が必要となる在庫の適正な維持・管理は人手では非常に難しくなってきます。情報と現品をズレなく管理し、企業の健全な運営を実現していくためには、必要となる情報を確実に収集・管理・分析する、「システム」を導入することがどうしても必要となってきます。システム化することで、現場の負担とミスを減らし、業務効率を向上させることが可能です。
導入メリット①：人為的ミスを防ぐ
システム導入のまず最初の大きなメリットは、人為的なミスが防げるということです。システムへのデータ入力により、システムから入荷・出荷などの正しい指示が流れ、それの支援に従って正確な業務の実行が可能です。それは、エクセルなどの表計算ソフトによる手作業の在庫管理よりも、圧倒的に速く正確な在庫管理が可能です。また、人為的なミスが減り、より速く管理業務が出来ることで、ミスの修正にかかる業務時間が短縮されてコストカットがも可能となり、利益率も向上します。
導入メリット②：欠品による機会損失を防げる
２つ目のメリットは、欠品による機会損失の防止です。販売管理システムでは、リアルタイムの在庫情報が把握できるため、急激な需要の増加などの変化にも素早く対応できます。また、倉庫が複数存在する場合には、他の倉庫の在庫状況もリアルタイムで確認できるため、仕入れるよりも早く在庫が確保でき、売上機会の損失を防止することが可能となります。その他、在庫が少なくなっている状況も把握できるため、減少を見逃すこと無く、新たな発注ができ、欠品による機会損失が発生することを妨げることができます。
導入メリット③：過剰在庫を減らしやすくする
３つ目のメリットは、過剰在庫を減らしやすくすることです。在庫は長期間かかえると管理コストがかかりますが、過去の受注データから需要分析することでタイムリーに発注し、入荷することができます。その結果、適正な在庫数がキープでき、必要以上の在庫を抱えるといったリスクが減らせることができます。また、リアルタイムな在庫状況の把握によって管理精度も向上し、本来不要な過剰在庫時の管理コストを削減できるため、利益率向上が実現します。
導入メリット④：在庫状況が可視化される
4つ目のメリットは、在庫状況が可視化されることです。表計算ソフトなどによる在庫管理でも在庫状況を確認することはできますが、情報の更新速度や正確性において、システム導入によるような効果は期待できません。また、お客様が求めるトレーサビリティ確保に対しても、ロットや賞味期限の逆転出荷の禁止など、正確な在庫情報によりトラブルの回避が可能となります。
取り組み体制の重要性
システム導入によって高度な在庫管理が可能となった企業が、次に考えるべきことは真剣に在庫管理に取り組む体制の重要性です。多くの企業において、在庫管理に対する責任を負う体制は敷かれていません。在庫管理の最適化、過剰在庫を回避するという責任はあいまいになり、各部門が責任を分割してもっている状態となっています。それぞれの部門は、在庫に対する思惑の違いから、一般的に在庫は増えていく傾向にあります。そうした傾向を打破するためには、会社全体を横断的に見て積極的に在庫管理の施策をうち、最適化に常時取り組む体制が必要です。
在庫管理の最適化には正しい目標設定と、目標達成に向けた積極的な取り組みが重要です。また市場の変化をいち早くとらえ、絶えず最適解を求め、改善していく責任ある部門の設置が強く求められます。この体制を持つことによって、システム導入の効果は各段に上がり、在庫の最適化に大きく近づくことになります。
在庫最適化への具体的なアプローチ
在庫最適化に向けた実践方法は様々なものがあります。以下に、代表的な例を挙げます。
在庫管理の改善
「現状把握」「適正在庫の算出」「目標数値に基づいた在庫削減」の3段階で実施していきます。
①現状把握
現状把握では、その時点での在庫数や保管方法、商品の品質などの在庫状況に加え、業務フローや現場でのルール、情報管理の仕方など、現場での規則や目に見えない業務やモノ、情報などの「動き」まで確認する必要があります。
「在庫管理の改善＝在庫数の削減」であるとは限りません。
在庫数以外のところに、改善の余地があるケースが非常に多いといえます。在庫管理について改善を図る場合は、在庫削減に加えて、今の管理方法の見直しやシステム運用に対しても検討してみましょう。
②適正在庫の算出
現状把握を通して、倉庫などの保管現場での課題を洗い出したあとは、自社で抱えている在庫数が適切であるかどうかについて、数値を用いて確認する必要があります。ここで、根拠のない「曖昧な数値」のまま在庫の削減を行うと、販売機会の損失などといった、リスクにつながりかねません。適正在庫を算出して、明確な数値目標を設定するようにしましょう。適正在庫とは、「企業利益の最大化」を目的とした、欠品状態に陥らない、最小限の在庫数を意味します。基本的に、適正在庫は「適正在庫＝安全在庫＋サイクル在庫」で求めることができます。
③目標数値に基づいた在庫削減
適正在庫で算出した目標数値を基準に、在庫を削減するための施策を実施します。単に仕入数を減らすだけでなく、リードタイムの短縮や保管方法の変更など、現場全体での改善が必要となることもあります。
まとめ
在庫管理は企業の発展を直結する極めて重要な業務です。在庫の適正な維持・管理はシステムを最大限活用し、緻密な管理を継続していくことが必要です。
在庫管理の最適化に向け、システム導入を前提に、効果的な戦略、正確な目標設定と、日々の改善を通じて、在庫を真の資産として活用していきましょう。