現在の業務にムダが多いと感じたことはありませんか？でもどのように改善すればよいのかわからない、変えようと思ってもうまくいかない、とお悩みの皆様。その悩んでいる時間が一番“ムダ”かもしれませんよ！本記事では、業務効率化の必要性・進まない理由、そして業務改善へのアプローチ方法までを解説いたします。
現行業務にムダが多いと感じませんか？
本記事を読み始めていただいたということは恐らく、今の業務について「ムリ」「ムダ」「ムラ」があると感じていらっしゃることでしょう。
- めちゃくちゃ残業が多く人手がたりない…
- コロナ禍で会社の調子も厳しく人が減ってしまった…
- 何でも手作業、人海戦術と長時間労働でなんとかこなしている…
このような事例、多くの会社が抱える課題かと思います。なぜこのような状態が蔓延しているのでしょうか。これには日本の経営のやり方自体に問題があります。
日本の会社は労働生産性が低い？
日本の労働生産性は非常に低いと聞いたことはないでしょうか？
世界一生産性の高いアメリカ、2位ドイツの約2/3の効率だと言われています。GDPは世界3位と言われているのになぜなのでしょう。これは、効率の悪い作業を長い労働時間でカバーしているからだと言われています。他国の従業員は、賃金に見合った仕事を行うということが基本的な考え方です。
一方日本では給与が時間単位で計算されており、残業も当たり前という風潮が残っている企業も少なくありません。つまり、従業員の個々の能力や愛社精神を頼りに収益を上げているという部分が多いのです。仕事内容に関係なく同じ賃金が発生する仕組みが主流であり、仕事量よりも時間量で稼ぐという風潮が根強い日本では、従業員は効率的に仕事をこなそうという意識を持ちにくいのです。
なぜ業務効率化が必要か
ではなぜ業務効率化が必要なのか。その理由は【コストを削減し生み出した資産で、新しいことを始める環境を整える】ためです。
業務効率化をすることで従業員の作業量が減り、不要な残業が減ることで、人件費や光熱費などのコストを削減できます。これに伴い、労働時間の短縮を実現することができます。
労働時間が削減できれば、従業員の負担を軽減でき、ライフワークバランスの実現が可能となります。より仕事へのモチベーションを維持できる環境を社内で作ることは、会社にとって大きな利益につながります。また、削減できた費用や人材で、会社としてより成長していけるような新たな戦略を練ることも可能です。実はこの部分が最も大切な部分なのですが、昨今は「新しいことを始める」ことに前向きでない体質の会社も多数存在します。変化を恐れて現状に満足していては、移り変わりの早い現代であっという間に取り残されてしまいます。
常に企業の成長に目を向け、新しい挑戦をするための環境を整えること。そのために業務効率化を実現しコストを削減することで、費用や人材を確保することが肝要です。
業務効率化が進まない理由
効率化したい！と考えていてもうまく進まないのはどうしてでしょう。これには様々な理由があります。
- 課題の洗い出しが不十分
- 実行するための人員の確保が困難
- 全社の協力が必須となるため
- 改革するという会社としての決断力
この他にも多々ありますが、中でも一番の原因は最後に記載した「決断力」です。
これは会社としての歴史があればあるほど難しい課題となります。先ほどの話と重なりますが、かつて成功した方法や今までのやり方を変えたくない、という声が社内には必ず一定数存在します。初期投資でコストがかかるから、時間がない、別に今の運用で困っていない、こういった意見は自分が慣れ親しんでいる方法をやめ、知らない運用に変化することが怖いだけの逃げの言葉です。
時代を先取りし生き残り続けていく会社になるために本当に必要なことは何か。これを全社で共有し、全社員が同じ方向を向いて改革することは非常に困難です。そのため、働き方改革という言葉は目標という名のただの飾りとなり、業務効率化はいつまでも進まないのです。まずは会社全体で、業務を改善させなければならないという共通認識を定着させましょう。
業務効率化のために必要な３ステップ
業務効率化をするためにはまず、以下の３Stepが必要です。当たり前のことのように思えますが、非常に重要な意味を持ちます。
１．現状の業務内容を把握する
現状の業務内容を知っていなければ、どのような方法が自社に合っているのか判断できません。冷静に現在の業務を俯瞰してみることが必須となります。「業務フローチャート」の作成や「業務マニュアル」を整備することで、より客観的に把握できるでしょう。
２．課題、問題点を洗い出す
現状の業務内容を把握したところで、課題や問題点を洗い出しましょう。他の従業員が重複して行っている作業や何度も同じ作業が発生しているという工程には「ムダ」が潜んでいる可能性があります。一人にしかできない「属人的な業務」も課題としてとらえておきましょう。
３．課題、問題点について吟味する
洗い出した課題や問題点について、吟味をしてみましょう。なくしたりまとめたりできる業務があるか、ムダな部分はどこか、自動化できるものはあるか。固定概念をなくし改めて吟味すると効率化できる部分は多々あるかと思います。初めからすべてのムダをなくそうとせず、できる範囲から徐々に検討していくと良いでしょう。この際に重要となるのが「切り捨てる勇気」です。すべてのアイデアを完璧にこなすことは不可能です。捨てるアイデアもあって良いです。また、この業務はこうでないといけないというこだわりも、効率化を妨げる要因となります。いらないアイデア、極端なこだわりを割り切ることで、改善方法を検討してみましょう。
上記の３ステップを行い、検討を繰り返した上で方針を決めて業務効率化に取り組みましょう。
業務効率化を実現する解決策とは
では本気で業務効率化をしようと思った際の解決方法とは何なのか。現状の業務を把握し課題について吟味したところで、人手では改善できないと判断した場合には、「システム導入」を検討しましょう。システム化をすることでデータを柔軟に管理することが可能となります。手作業で行っている管理業務が1クリックで完了し、労働時間を大幅に削減できることもあります。運用のためのルールを決め、マニュアル化しておくことで「この人しかできない！」という業務の属人化も防止することができます。
また、コスト面に関してもメリットがたくさんあります。システムを導入するには高額な費用がかかると思われがちですが、本当にそうでしょうか。多くの人手で行っている作業をシステム一つで完了できるとすると、その分削減できたコストで初期投資額を大きく上回ることができると言えます。人件費だけでなく、ペーパーレスによる消耗品へのコストや残業が減ることによる光熱費等のコストも削減できることでしょう。システムを導入することより、現行業務を続けることのほうがはるかに高額であることは少なくありません。現状のコストとシステム導入のコストを考慮し、本当に必要な投資を行いましょう。
業務効率化を実現しよう！
いかがでしょうか？
なかなか業務効率化ができない理由やアプローチ方法などを解説いたしました。システム導入は業務効率を高めるための非常に有効な手段です。高額だから…と悩んでいる皆様も、IT投資することでの利益やメリットを考慮し、一歩踏み出してみて欲しいと思います。
ぜひ、業務効率化を図りたいとお考えの方は、今ある課題を洗い出し、システムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。
CEC新潟情報サービスでは、システム導入前の課題ヒアリングから導入、その後の保守まで一貫してサポートいたします。導入する・しないに関わらず、お悩みがあればぜひ一度ご相談ください。