仕入管理は、企業の利益確保や業務効率化に欠かせない重要な業務の一つです。
本記事では、仕入管理の業務フローやよく起こる問題について解説していきます。
仕入管理とは？
企業が必要とする商品や原材料を適切なタイミング・量・コストで調達するための管理業務を指します。必要な物品が不足すると、製造や販売に支障をきたす可能性があため、適切なタイミングで十分な在庫を確保することが求められます。
さらに、在庫数を適切に把握することで、過剰在庫や機会損失を防ぎ、利益を最大化することができるので、企業の利益に関係する重要な役割を担っていると言えるでしょう。
仕入管理業務の流れ
仕入管理業務は、以下のような流れで進行します。
１．見積依頼
まず、見積依頼をかけるところから始まります。必要な商品や原材料の調達先を選定し、価格や納期、条件などを確認します。見積依頼を出す際には、複数の仕入先に問い合わせを行い、諸条件を比較検討します。複数社に見積を取ることで、仕入コスト削減による利益の向上が見込まれます。
２．購買契約を結ぶ
仕入先が決定したら、購買契約を結びます。契約には、価格や数量、納期、支払条件、品質基準などが明記されます。契約書はトラブルを防ぐという面でも非常に重要な役割を果たします。
３．発注する
契約締結後は、発注書を作成し、仕入先に正式な形で依頼をします。発注書には、商品名、数量、納期、価格、納品場所などの詳細情報が記載され、双方の認識にズレが生じないようにすることが重要です。会社の規模や組織体系によっては、発注は別部門が行うことも少なくありません。
４．入荷・検収
発注した商品が到着したら、入荷と検収を行います。納品された商品が発注内容と一致しているか、品質に問題がないかなどを確認します。数量や規格の不一致、不良品の発見などがあれば、仕入先に報告し、対応を求める必要があります。検収作業をしっかり行うことで、不良品や数量不足による後々のトラブルを防ぐことができます。
５．支払処理
最後に、仕入れた商品に対する支払い処理を行います。支払いのタイミングや方法は、事前に結んだ契約に基づいて実施します。仕入先ごとに支払条件や期限がことなるので、取引先ごとの契約をしっかりと把握、支払漏れのないようにすることが重要です。支払完了後は、出金伝票に記帳し、消込を行います。
仕入管理でよくおこる問題
仕入管理には、業務効率やミス、属人化など、いくつかの問題がつきものです。これらの課題に対応しないと、業務全体のパフォーマンスが低下し、コスト増加やトラブルの発生につながる可能性があります。以下では、仕入管理でよくおこる問題について詳しく解説します。
ミスが起こりやすい
仕入管理を紙やエクセルデータを使って手作業で行っているとミスが発生しやすいです。これらのミスが原因で、余分な在庫を抱えたり、納品遅れが生じたりすることがあります。また、支払処理での金額ミスや計上漏れも大きな問題となることがあります。
属人的になりやすい
仕入管理業務は特定の担当者に依存するケースが多く、属人化が進むことでリスクが高まります。他のスタッフが内容を把握できていないため、担当者が不在の際に問い合わせ回答ができなといった問題が発生します。
これを防ぐためにも、業務プロセスを標準化したり、システムを活用したデータ管理を行うことが重要になります。
まとめ
仕入管理をしっかりと実施することで、利益の向上が見込めます。トラブル回避や業務効率化の観点からも、システムを導入してしっかりとした管理を行うことが無難といえるでしょう。