販売業務は企業にとって利益に直結する重要な業務であり、その販売に関する情報を管理することを「販売管理」といいます。販売管理にはどのような目的があり、どのような業務が含まれるのでしょうか？
この記事では、販売管理の概要からシステムの導入まで解説していきます。
販売管理とは？
販売管理とは、簡単に言えば「お金」と「モノ」の流れを把握し、売上(利益)の最大化を目指すことです。「何を、いつ、だれに、いくつ、いくらで」販売したのか、そしてその代金は回収できているのか。これらを一元的に管理します。食品や電化製品といった有形商材だけでなく、サービスや情報などの無形商材にも必要となります。
販売管理の目的
販売管理の主な目的は、以下の通りです。
利益の向上
在庫状況や商品の売れ行きを正確に把握することで、過剰在庫や機会損失を抑制し利益向上につなげることができます。どの商品が「いつ」「どこで」「どのくらい」売れたのかを把握することで販売計画の策定にも役立ち、同時に買われた商品を分析をすることで具体的な顧客像を分析することも可能です。
顧客満足度の向上
「間違った商品を納品してしまった」「受注したが在庫が切れてしまっていた」などは、顧客との信用問題につながるケースがあります。それを回避するためにも、しっかりとした販売管理を行うことが大切です。また、商品の売れ行きを分析することにより、顧客のニーズに合わせた商品提供が可能となり、顧客満足度の向上につながります。
販売管理業務の内容
ここでは販売管理業務の流れと、各フェーズでの内容について紹介していきます。 主要な販売管理業務の流れは以下の図の通りです。
①受注管理
受注管理では、顧客から商品を受注するまでのプロセスを管理します。見積を作成し、価格や納期、その他条件などを提示し、双方の合意によって契約を締結することで受注となります。契約上のトラブルを防ぐためにも、条件を変更した際の記録をきちんと残しておくことが大切です。
②出荷管理
出荷管理は、受注データに基づき商品を出荷し、顧客に納品を行うまでのプロセスを管理します。商品の型番や個数、納期や納品場所などを正確に伝達することが求められます。併せて、顧客からの問い合わせ対応のために、出荷日や出荷先の記録、出荷後のステータス確認ができる状態だと望ましいです。
③請求管理
請求管理は、請求書の発行から入金までのプロセスを管理します。請求情報の管理、請求書の発行、入金管理などを行います。請求書は顧客が商品を受領したのちに発行し、期日までに商品代金が支払われているかを確認します。
④在庫管理
在庫管理は、在庫数が適切になるように管理することです。データ上の数字(論理在庫)だけでなく、棚卸を行い実在個数を把握する必要があります。在庫状況をリアルタイムに把握することで、適切な発注量を見極め、在庫の最適化を図ることができます。
詳しくは以下の記事でも解説していますので、ご参照ください。
⑤仕入管理
仕入れ管理は、商品や原料の仕入業務全般を管理します。価格や納期などの条件に合う仕入先を探し、発注を行います。発注した商品(原料)が納品されたら、検品し、入庫記録をつけます。
販売管理の方法
販売管理は大きく「手書き」「Excel」「システム」の３つに分けられます。ここでは、これらのやり方について利点・欠点を含めて簡単に解説していきます。
手書き
手書きによる販売管理は、簡単な業務や規模の小さい事業所などで用いられます。ノートや帳簿に注文内容、在庫数、売上情報などを記録します。シンプルで導入コストが低いですが、大量のデータ管理や迅速な情報の共有には向かず、記入ミスなどの人為的ミスも介在しやすいため正確性に欠ける部分があります。
Excel
Excelを用いた販売管理は、中小企業やスタートアップ企業などでよく採用されています。テンプレートや関数を用いてデータの入力や集計を行うことができ、カスタマイズも比較的容易にできることが強みです。
しかし、膨大なデータ処理には向かず、リアルタイムでの情報更新に向かず、式の崩壊や入力ミスがあっても見落としてしまうなど正確性において弱い部分があります。また、高度な機能を使おうとすればするほど知識が求められるため属人化が生じてしまいます。
販売管理システム
販売管理システムを利用することで、大規模な業務や複雑なデータ管理を効率的に行うことが可能です。クラウドサービスやオンプレミスなど自社に合わせて環境を選ぶことができ、多くの機能や連携ツールが用意されているため、業務に合わせたカスタマイズが可能なものも多いです。
ここがすごい！ 販売管理システムの利点
販売管理システムには正確性が高まるだけでなく、様々な利点があります。ここでは、そのうちの6つを紹介していきます。
業務効率化
販売管理システムを導入することで、日常の業務フローを自動化し、煩雑な作業や二重入力などを避けることができます。これにより、業務効率が大幅に向上します。
人的ミスの予防
システムを活用することで、データを一元管理し、手入力に起因するミスや情報の不整合を大幅に減らすことができます。
保管費用の削減
資料をデジタル化して管理することで、紙資料の保管・管理にかかるコストやスペースを節約することができます。
販売データの可視化・共有
データをシステム上で管理できるため、必要に応じてデータを可視化し、関連部署でリアルタイムに共有することで、円滑な業務の進行が可能となります。特に拠点が複数ある場合や、リアルタイムで他部署との連携が求められる場合は有用です。
データドリブンな経営判断
蓄積されたデータを分析することで、マーケティングや販売戦略にも活かすことができます。このデータをもとに販促企画の立案や経営判断を迅速に行うことができます。
生産性の向上
データを一元管理できるため、複数拠点がある場合も必要なデータに瞬時にアクセスでき、集計や分析時間の短縮につながります。また、システムであれば比較的操作が容易なため、業務の属人化を防ぐことも可能です。
販売管理システムを導入する際の注意点
前述した販売管理の工程はシステムを導入することで、大幅な工数削減や正確性の向上につながります。ここでは、自社に合わせたシステム導入を行うポイントについて解説していきます。
オンプレミスとクラウド
販売管理システムには、自社サーバーに設置するオンプレミス型と、インターネット上で利用するクラウド型があります。予算やデータの取り扱い方針、システムの拡張性などが変わってくるため、企業のニーズに合わせて選択することが大切です。
倉庫管理向けの記事ではありますが、以下にてオンプレミスとクラウドの違いを丁寧に解説しています。
自社の規模・実情にマッチしているか
企業の大きさや特性によって、求められる機能やサポートがおおよそ異なってきます。大企業では取り扱い品目が多いために対応できないシステムがでてきたり、システムに詳しい社員がいない中小企業の場合では導入～運用支援を受ける必要があったりと、自社に合ったシステム・サービスを選ぶことが非常に重要です。
必要十分な機能が搭載されているか
業務に必要な機能が全て実装されているか確認し、未実装の場合はカスタマイズや追加オプションでの導入が可能かを確かめる必要があります。特に、賞味期限管理や、生産管理などの業界固有の機能が求められる場合は、それが実装可能かどうかが非常に重要になってきます。
サポート体制は万全か
導入支援の内容や、導入後のサポートやアップデートなどの体制が整っているかを確認することで、長期的に安心して利用することができます。サービスによっては、(メーカー)保守に加入していない場合はサポートが受けられない場合もあるため、事前に確認が必要です。
まとめ
ここまで販売管理の流れや概要、販売管理システムいついて解説してきました。 目下、正確で効率的な販売管理を行うためにはシステム導入が必要不可欠とも言えます。ぜひ自社にあった販売管理システムを選定し、業務効率化、生産性向上を目指しましょう。
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